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Prof. Dr. Nick Gehrke

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Im heutigen Blog Post möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Lieferanten mit keinen oder schlechten Zahlungsbedingungen in SAP identifizieren können. So wird ein schnelles und effizientes Audit Ihrer Zahlungsbedingungen möglich!

 

Teil 2 der Serie: "Zahlungsbedingungen in Kreditorenstammdaten"

1. Verschenken Sie Skonto wegen schlecht gepflegter Zahlungsbedingungen in SAP?
2. Zwei Schritte zur Analyse von schlechten Zahlungsbedingungen in SAP

3. Zahlungsbedingungen revised: Wie Sie Ihre Kreditorenstammdaten aufräumen
4. So werten Sie Ihr Zahlungsverhalten in SAP aus

 

Wie erkennt man schlechte Zahlungsbedingungen in SAP?

In SAP werden Zahlungsbedingungen für Lieferanten regelmäßig nicht individuell gepflegt, sondern es werden Zahlungsbedingungen selbst zunächst als Stammsatz angelegt und der Lieferantenstammsatz enthält dann eine Referenz auf den Zahlungsbedingungsstammsatz. Auf diese Art und Weise hat man einen guten Überblick über die vorhandenen Zahlungsbedingungen. In einer Zahlungsbedingung kann man bis zu drei Zeiträume pflegen:

 

  • Einen ersten Zeitraum für Skonto der Höhe x%
  • Einen zweiten Zeitraum für Skonto der Höhe y%
  • und einen dritten für zahlbar ohne Abzug.

 

Lieferanten mit schlecht gepflegten Zahlungsbedingungen kann man nun wie folgt definieren:

 

  • Ein Lieferantenstammsatz hat keine Referenz auf eine Zahlungsbedingung
  • Ein Lieferantenstammsatz hat eine Referenz auf eine Zahlungsbedingung, aber die Zahlungsbedingung selbst ist unsinnig ausgeprägt.

Unsinnig sind Zahlungsbedingungen z.B. dann, wenn Zahlzeiträume von 0 Tagen gepflegt sind und für diese Zahlzeiträume positive Skontoprozente hinterlegt wurden. Praktisch können diese Skontoprozente dann überhaupt nie genutzt werden!

 

Wie erhält man Daten für eine Analyse der Zahlungsbedingungen von Lieferantenstammdaten?

Wenn Sie in Ihrem SAP Zahlungsbedingungen von Lieferantenstammdaten analysieren wollen, benötigen Sie die dafür notwendigen Datenstrukturen und Daten aus ihrem SAP System. Mit Hilfe unserer Software zap Audit werden die Daten aus Ihrem SAP System automatisch heruntergeladen. zap Audit können Sie kostenfrei in unserem Webshop downloaden:

 

Webshop (free Download)

 

Wie führt man eine Analyse der Zahlungsbedingungen von Lieferantenstammdaten durch?

Im Folgenden werten wir alle Lieferanten mit schlecht gepflegten Zahlungsbedingungen aus.

 

Schritt 1: Erstellen einer Liste von Lieferanten mit schlecht gepflegten Zahlungsbedingungen

Erstellen Sie eine Liste mit Lieferanten mit schlecht gepflegten Zahlungsbedingungen.

Das hierfür folgend verwendete SQL-Query untersucht alle Lieferantenstammsätze (Feld LIFNR) in der Tabelle LFB1 (buchungskreisspezifische Lieferantenstammdaten) und prüft einerseits, ob eine Referenz auf eine Zahlungsbedingung überhaupt existiert (Feld ZTERM).

Andererseits wird auch geprüft, ob die Zahlungsbedingung sinnvoll gepflegt ist. In dem vorliegenden Fall wäre eine Zahlungsbedingung nicht sinnvoll gepflegt, wenn alle Zahlungszeiträume mit 0 Tagen gepflegt sind (Felder ZTAG1, ZTAG2, ZTAG3), dabei aber Skontoprozente>0 Prozent definiert wurden (Felder ZPRZ1 und ZPRZ2). Denn dies würde bedeuten, dass man Skonto ziehen könnte, aber dafür keine sinnvolle Zahlfrist in Tagen existiert, die man auch tatsächlich nutzen könnte.

 

MANDT BUKRS LIFNR ZTERM ZPRZ1 ZPRZ2 ZTAG1 ZTAG2 ZTAG3
100 3000 0000002358 ZB05 3.000 0.000 000 000 000
100 3000 0000403619 ZB05 3.000 0.000 000 000 000
100 3000 0000002558 null null null null null null

 

Wenn Sie das SQL Query für diese Analyse erhalten möchten, laden Sie sich unser ePaper zum Thema herunter.

 

Download now!

 

In unserem Beispiel oben finden wir heraus, dass für die Kreditoren (LIFNR) 0000002358 und 0000403619 die Zahlungsbedingung ZB05 (ZTERM) hinterlegt wurde. Diese ist jedoch schlecht ausgeprägt, denn es wurden für den ersten Skontozeitraum 3% Skontoprozente hinterlegt (ZPRZ1), jedoch als Zeitraum 0 Tage gepflegt (ZTAG1). Mangels Zeit können die 3% also nie genutzt werden. Für Kreditor 0000002558 sieht man, dass eine Zahlungsbedingung überhaupt nicht hinterlegt wurde (Ausprägung null).

 

Schritt 2: Aufklären der Lieferanten mit schlecht gepflegten Zahlungsbedingungen

Gehen Sie mit der Fachabteilung die Liste aus Schritt 1 durch und klären Sie auf, warum Zahlungsbedingungen nicht oder nicht sinnvoll gepflegt wurden.

 

Im nächsten Blog Beitrag dieser Serie erfahren Sie, was Sie tun müssen, um Ihre Zahlungsbedingungen aufzuräumen.

 

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