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Prof. Dr. Nick Gehrke

Businessman being depressed by accounting in his office

In diesem Blog Beitrag betrachten wir grundlegende Zusammenhänge zwischen dem externen und dem internen Rechnungswesen in SAP, genauer: von Aufwendungen im externen Rechnungswesen und deren Verrechnung auf Elemente der Kostenrechnung, wie Kostenstellen oder Kostenträger. Eine einfache Analyse dabei ist, ob es Aufwendungen im Rechnungswesen gibt, die in der Kostenrechnung nicht in Erscheinung treten. Das wäre inkonsistent und ich zeige Ihnen, wie Sie so etwas herausfinden.

Es stellt sich zunächst die Frage, warum es überhaupt wichtig sein sollte, dass Aufwendungen im Rechnungswesen auch in der Kostenrechnung auftauchen. Natürlich kann das schlicht ein Untersuchungsgegenstand im Rahmen einer Prüfung der Innenrevision sein. Die Innenrevision ist ja nicht nur an der Richtigkeit des externen Rechnungswesens interessiert. Anders grundsätzlich der Abschlussprüfer: Ihn interessiert hauptsächlich die Richtigkeit des Jahresabschlusses, also des „reinen“ externen Rechnungswesens. Aber auch der Wirtschaftsprüfer kann die Kostenrechnung nicht „links liegen lassen“, denn: durch die Hintertür gelangen Ergebnisse der Kostenrechnung doch wieder auch in das externe Rechnungswesen. Spätestens bei der Bewertung von Fertigfabrikaten und Halbfertigfabrikaten (Herstellungskosten) kommen Materialgemeinkostenzuschläge und Fertigungsgemeinkostenzuschläge ins Spiel (siehe auch § 255 Abs. 2 HGB). Und diese Zuschläge werden üblicherweise auch beim Einsatz von SAP aus der Kostenrechnung ermittelt. Also muss der Abschlussprüfer letztendlich doch ein Auge auf die Kostenrechnung haben.

 

Worauf kann man in SAP Kosten verrechnen?

In SAP gibt es verschiedenste Kostenrechnungsobjekte, auf die man Aufwendungen des Rechnungswesens verrechnen kann. Normalerweise werden Aufwendungen auch auf Kostenstellen verbucht, aber es gibt noch viel mehr Kostenrechnungsobjekte in SAP als nur Kostenstellen:

  • Kostenstellen
  • Aufträge
  • Projekte
  • Netzpläne
  • Einzelfertiger-Kundenaufträge
  • Kostenträger
  • Ergebnisobjekte
  • Immobilienobjekte
  • Geschäftsprozesse

Es gibt also weit mehr als nur Kostenstellen. So können z.B. auch Projekte (PSP-Elemente) oder (Innen)aufträge mit Kosten belastet werden. Durch Kontierung z.B. auf Geschäftsprozesse kann auch eine Prozesskostenrechnung implementiert werden (was aber eher selten der Fall sein dürfte).

 

Wie findet man in der Kostenrechnung nicht verrechnete Aufwendungen?

Jetzt wollen wir prüfen, ob es Aufwendungen im Rechnungswesen gibt, die nicht auch noch auf ein Kostenrechnungsobjekt kontiert wurden. Hierfür untersuchen wir alle Belegzeilen des Rechnungswesens (Tabelle BSEG) und betrachten die Aufwendungen (also Buchungen in die GuV im Soll) (getestet auf einer HANA Datenbank):

 

1 SELECT BSEG.MANDT, BSEG.BUKRS, BELNR, BUZEI, SHKZG, KOART, HKONT, SKAT.TXT50, DMBTR

Belegnummer, Buchungszeile, Soll oder Haben Kennzeichen, Kontoart, FiBu-Konto, Bezeichnung des FiBu-Kontos, Betrag

FROM BSEG

aus der Tabelle BSEG (Belegsegment Buchhaltung)

LEFT JOIN T001 ON (T001.MANDT = BSEG.MANDT AND T001.BUKRS = BSEG.BUKRS)

Tabelle mit den Stammdaten des Buchungskreises

LEFT JOIN SKAT ON (SKAT.MANDT = BSEG.MANDT AND SKAT.KTOPL = T001.KTOPL AND SKAT.SAKNR = BSEG.HKONT AND SKAT.SPRAS='D')

Tabelle mit dem Kontenplan

WHERE SHKZG='S' AND XBILK = ''

Nur Buchungen im Soll betrachten (=Aufwendungen) und keine Analyse der Bilanzkonten, sondern ausschließlich GuV

AND BSEG.BUKRS='1000' AND BSEG.GJAHR=2017

Einschränkung auf den Buchungskreis "1000" und das Geschäftsjahr "2017"

AND KOSTL = '' AND KSTRG = '' AND AUFNR = '' AND NPLNR = '' AND PRZNR = '' AND IMKEY = '' AND (PROJK = '' OR PROJK='00000000') AND (PAOBJNR = '' OR PAOBJNR='0000000000')

und eine Prüfung, ob auf kein einziges Kostenrechnungsobjekt verrechnet wurde.

 

Wenn Sie dieses Query selbst in Ihrem SAP ausprobieren wollen, dann nutzen Sie ganz einfach die Transaktion "DBACOCKPIT" und navigieren über die "Diagnose" zum "SQL-Editor".

Bedenken Sie, dass Sie in dem Query Ihren Buchungskreis und das zu untersuchende Geschäftsjahr anpassen (BSEG.BUKRS='1000' AND BSEG.GJAHR=2017).

Wenn bei Ihnen in Bezug auf die Kontierungen in der Kostenrechnung alles vollständig ist, dann sollte ein sehr einfaches Ergebnis aus diesem Query herauskommen:

nämlich nichts

Wenn kein Ergebnis dabei herauskommt, sind alle Aufwendungen auf Kostenrechnungsobjekte erfasst. Wenn Sie jedoch Aufwendungen finden, dann prüfen Sie ggfs. mit der Fachabteilung, warum Aufwendungen auf den gelisteten Finanzbuchhaltungskonten nirgendwo in der Kostenrechnung auftauchen. Es sollten sich dafür valide Gründe ermitteln lassen.

Haben Sie Fragen oder Anregungen zu dem Vorgehen? Dann hinterlassen Sie uns einfach einen Kommentar unter diesem Artikel, oder schreiben Sie uns an: fragen@zapliance.com

 

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