Einkauf

Überlieferungen leicht gemacht

3 min. Lesezeit
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Verfasst von

Prof. Dr. Nick Gehrke

Delivery driver packing his van in a large warehouse

Bezahlt wird was bestellt wurde! Das ist eigentlich eine einfache Regel. Allerdings gibt es in Firmen zahlreiche Bestellungen. Da fällt die Übersicht schwer und das SAP-System sollte dabei unterstützen, dass Lieferanten nicht mehr anliefern als überhaupt bestellt wurde. Ob Ihr SAP-System Überlieferungen zulässt und bei welchen Bestellungen das der Fall ist, das finden Sie mit Hilfe dieses Blog Beitrages heraus.

 

Grundsätzlich kann Ihr SAP-System darüber wachen, ob eine Bestellung überliefert werden kann oder nicht. D.h. das SAP-System könnte bei einer Überlieferung am Werktor warnen oder aber eine Überlieferung von Mengen gar systemseitig verweigern. Die Frage ist nur, ob Ihr SAP-System korrekt eingestellt ist und solche Kontrollfunktionen auch "scharf" gestellt sind.

 

Eine unendliche Geschichte

In jeder Bestellung oder besser gesagt Bestellposition in SAP (Tabelle EKPO) ist gespeichert, inwiefern eine Überlieferung gestattet ist. Die umfangreichste Möglichkeit für eine Überlieferung ist die Möglichkeit der unendlichen Überlieferung. Jede Bestellposition ist gekennzeichnet, ob diese unendlich überliefert werden kann. In den Daten sieht man das an dem Flag in der Tabelle EKPO Datenfeld UEBTK.

Folgendes SQL-Query ermittelt alle Bestellpositionen in Ihrem System, welche unendlich überliefert werden dürfen oder durften. Das heißt natürlich nicht, dass eine solche Überlieferung auch tatsächlich stattgefunden hat. Wenn Sie das Query selbst in Ihrem SAP-System ausprobieren wollen, dann nutzen Sie Transaktion "DBACOCKPIT" und navigieren über "Diagnose" zum "SQL-Editor" (auf einer HANA Datenbank getestet):

SELECT EBELN, EBELP, MATNR, TXZ01, MENGE, UEBTK FROM EKPO WHERE MATNR != '' AND MENGE>0 AND UEBTK='X' ORDER BY EBELN, EBELP

 

In meinem Testdatensatz kommt folgendes heraus:

 

EBELN EBELP MATNR TXZ01 MENGE UEBTK

5500000032

10

AM2-730

on board computer

90

X

5500000034

10

AM2-600

air condition

1.121

X

 

In der Bestellung 5500000034 z.B. wurden Klimaanlagen bestellt und es wäre möglich gewesen, die Menge unendlich zu überliefern.

Achten Sie zunächst nicht auf einzelne Zeilen, sondern prüfen Sie, wie viele Belegpositionen überhaupt ermittelt werden, um einen Eindruck zu bekommen, ob systematisch überliefert werden darf. Wenn systematisch überliefert werden kann, dann ist dies ein Hinweis auf Mängel in Ihrem internen Kontrollsystem.

 

Massive Überlieferungen möglich

Unendliche Überlieferungen sind das gröbste Ausmaß. Es kann aber auch festgelegt werden, wie viel, prozentual an der bestellten Menge gemessen, überliefert werden darf. Dies ist in jeder Belegposition im Datenfeld "UEBTO" hinterlegt. Legen Sie zunächst eine prozentuale Überlieferungsgrenze fest, ab der Sie Überlieferungen kritisch finden. Nehmen wir mal mehr als 50% Überlieferung an, dann können solche Fälle wie folgt ermittelt werden:

SELECT EBELN, EBELP, MATNR, TXZ01, MENGE, UEBTO FROM EKPO WHERE MATNR IS NOT NULL AND MENGE > 0 AND UEBTO > 50.0 AND UEBTK='' ORDER BY EBELN, EBELP

 

Auch bei diesem Query gilt: Die Ergebnisse sagen nicht, dass tatsächlich überliefert wurde, sondern nur, dass dies möglich ist oder war.

 

Warum lassen Sie nicht zap Audit arbeiten?

Wenn Ihnen das zu technisch ist: zap Audit enthält genau für die geschilderten Fälle der Überlieferung bereits einen Indikator. Probieren Sie es aus: Für kleine Buchungskreise ist zap Audit kostenfrei und wir zeigen Ihnen vorab gerne, wie Sie zu Ihren Analyseergebnissen kommen.

 

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