Bild von Prof. Dr. Nick Gehrke

Verfasst von

Prof. Dr. Nick Gehrke

In diesem Blog Post geht es um die Vorstellung von drei interessanten Indikatoren im Bereich Stammdaten des Verkaufs.

 

Teil 2 der Serie "Das Digitale Audit von SAP Prozessen im Verkauf"

1. Das Digitale Audit von SAP Prozessen im Verkauf
2. So prüfen Sie automatisiert Stammdaten im Verkauf
3. Prozessprüfung im Verkauf: Am Anfang stehen Aufträge und Lieferungen
4. Leistung erbracht: Prüfung von debitorischen Rechnungen
5. Hier fließt das Geld: Eingehende Zahlungen prüfen
6. Achtung Ausreißer! So entdecken Sie exotische Prozesse
7. Das sollte Sie nicht interessieren: SAP Datenstruktur im Verkauf
8. So prüfen Sie die tatsächliche Funktionstrennung im Verkauf
9. Schluss mit der Automatisierung: Professional Judgement im Verkauf

 

Das Konzept der Indikatoren

Indikatoren korrespondieren stets mit einer revisionsrelevanten Prüfungsfrage. Technisch gesehen handelt es sich um Datenabfragen (Database Queries), die Belege aus dem Datenbestand suchen, die bestimmten vordefinierten Kriterien genügen.

 

Es handelt sich also im weitesten Sinn um eine einfache Datenanalyse.

 

Allerdings muss der Indikator so definiert sein, dass er stets und ausschließlich auf die Ermittlung einer Menge von einzelnen Belege abzielt, d.h. alle Belege im Datenbestand werden daraufhin untersucht, ob der Indikator für einen Beleg relevant ist oder nicht (der Indikator teilt alle Belege also in eine Art "Schwarz-Weiß-Welt" ein).

Nachdem der Indikator "durchgelaufen" ist, werden alle einschlägigen Belege mit dem Indikator markiert. Betroffene Belege haben dann einen "Makel" im Hinblick auf diesen Indikator.

Um besser in den Indikatoren navigieren zu können, ist jeder Indikator verschiedenen Dimensionen zugeordnet. Jeder Indikator gehört zu einem bestimmten Prozess, zu einem bestimmten Prozessbereich und hat ein bestimmtes Prüfungsziel, z.B.:

  • Dimension Prozess: Einkauf, Verkauf , Anlage- und Umlaufvermögen, Prozessübergreifend
  • Dimension Prozessbereich: Stammdaten, Auftrag, Lieferung, Ausgehende Rechnung, Eingehende Zahlung, ...
  • Dimension Prüfungsziel: Ordnungsmäßigkeit, Zugriffssicherheit, Wirtschaftlichkeit, Prozessstandardisierung

Weiterhin ist für jeden Indikator ein Risiko dokumentiert, aus welchem hervorgeht, was "schiefgehen" könnte oder inwiefern eine bestimmte Gefahr besteht.

 

Drei TOP Indikatoren zu Stammdaten im Verkauf

Wie bereits beschrieben, sind alle Indikatoren jeweils einem Prozess, einem Prozessbereich, einem Prüfungsziel und einem Risiko zugeordnet. Im Folgenden werden drei ausgesuchte Indikatoren aus dem Bereich Stammdatenpflege im Verkauf vorgestellt. 

Insgesamt habe ich 40 Indikatoren für den Verkaufsprozess entworfen und implementiert. Die Details zu allen Verkaufsindikatoren können Sie hier downloaden.

 

Download pdf

 

Kurzfristige Adressänderungen im Kundenstammsatz

Dieser Indikator ist dem Prüfungsziel Ordnungsmäßigkeit zugeordnet.

Es besteht das Risiko, dass es sich bei häufigen Adressänderungen um betrügerische oder nicht zahlungswillige Kunden handelt.

Der Beleg wird markiert, weil dieser einen Kunden referenziert, bei dem die Adresse innerhalb von 180 Tagen mindestens zweimal geändert wurde und das Erfassungsdatum des Belegs zwischen den beiden Änderungsdaten liegt. Es werden nur Änderungen berücksichtigt, wenn sich alter und neuer Wert der Straße gemäß dem SOUNDEX Algorithmus unterscheiden.

 

Buchungen mit Debitoren ohne Umsatzsteuer ID

Dieser Indikator ist dem Prüfungsziel Ordnungsmäßigkeit zugeordnet.

Es besteht das Risiko, dass Umsatzsteuer nicht richtig erfasst wurde.

Der Rechnungswesenbeleg wird markiert, wenn dieser einen Debitor referenziert, der in einem anderen EU Land als dem eigenen sitzt und der keine Umsatzsteuer ID in den Stammdaten hat. Natürliche Personen als Debitoren werden nicht geprüft.

 

Kunden ohne Kreditlimit

Dieser Indikator ist dem Prüfungsziel Wirtschaftlichkeit zugeordnet.

Es besteht das Risiko, dass Kundenrechnungen nicht beglichen werden, weil ohne Kreditlimits gearbeitet wird.

Der Beleg wird markiert, weil dieser eine Kundenrechnung ist und bzgl. dieses Kunden a) keine Einzugsermächtigung besteht und b) kein Kreditlimit definiert ist und c) der Kunde in dem betrachteten Geschäftsjahr noch nie etwas bezahlt hat oder der Kunde gemahnt wurde oder der Kunde später als das Zweifache des Zahlungsziels gezahlt hat.

 

Kommentare