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Verfasst von

Dennis Jürgensen

Wie können wir die Ergebnismenge doppelt bezahlter Rechnungen noch weiter eingrenzen?" war eine Fragestellung in der Vorbereitung auf diesen Blog Artikel. In Zusammenarbeit mit dem Professor und meinen grauen Erinnerungen an die BWL Vorlesungen der Vergangenheit entschieden wir uns für eine Nutzwertanalyse. Die Verbindung aus Professional Judgement gepaart mit harten Fakten der Datenanalyse sollten also Bestandteil dieses Artikels werden.

 

Teil 3 der Serie: "Doppelzahlungen entdecken"

1. Cashback: Wie sich die Revision mit Hilfe von Doppelzahlungen amortisiert
2. Die 3 Schritte zur Aufdeckung von Doppelzahlungen in SAP
3. SAP Doppelzahlungen: False Positives mit einer Nutzwertanalyse reduzieren
4. Wie Sie SAP Doppelzahlungen mit Hilfe des Internen Kontrollsystems verhindern

 

Warum eine Nutzwertanalyse für mögliche SAP Doppelzahlungen?

"Die Nutzwertanalyse ist eine Methodik, die die Entscheidungsfindung bei komplexen Problemen rational unterstützen soll."
Quelle: Wikipedia

In unserem Fall beschreibt das komplexe Problem die doppelt bezahlte Rechnung in SAP. Da allerdings jedes Unternehmen seine eigenen Prozesse hat, ist Ihr Professional Judgement Voraussetzung für die Durchführung einer Nutzwertanalyse. Niemand kennt das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, besser als Sie! Daher sind gerade Sie an dieser Stelle gefragt. Ich möchte Ihnen beispielhaft zeigen, wie eine solche Nutzwertanalyse aussehen kann, welchen Zweck sie erfüllt und wozu sie genutzt, oder auch nicht genutzt werden kann.

 

Was für ein Ziel verfolgt die Nutzwertanalyse?

Ich wende die Nutzwertanalyse in diesem Zusammenhang an, um die identifizierten Beträge aus der letzten Serie zu priorisieren. Am Ende dieses Artikels wissen Sie, bei welchem Betrag Sie ihre Suche beginnen und mit welcher Wahrscheinlichkeit eine mögliche Doppelzahlung eingetreten ist.

Jetzt aber genug von der Theorie.

Legen wir los!

Für die Durchführung der Nutzwertanalyse nutze ich einen Teil der Ergebnisse aus der Anleitung des letzten Blog Posts, die Sie hier bekommen:

 

Download now!

 

Führen Sie zunächst das SQL Statement aus der Anleitung aus. Sie erhalten 10 Belegpärchen, die gleiche Beträge aufweisen. Allerdings benötigen Sie zur Durchführung einer Nutzwertanalyse nicht alle Felder aus dem Statement. Demnach erstellen Sie zunächst eine Übersicht mit den Belegpärchen, wobei es unerheblich ist, welcher Beleg Nummer 1, bzw. Nummer 2 ist. Die Tabelle sieht bei mir folgendermaßen aus:

 

Fall

BELNR1

BELNR2

Gleicher Betrag

1

2000000185

2000000151

770195,23€

2

2000000188

2000000154

575964,94€

3

2000000190

2000000156

448569,57€

4

2000000186

2000000152

316526,42€

5

2000000155

2000000189

216692,30€

6

1500000002

100008630

32000€

7

100008654

100008630

32000€

8

1500000000

100008654

32000€

9

100008630

100008654

32000€

10

100008654

1500000002

32000€

 

Nachdem Sie die 10 höchsten doppelten Beträge ermitteln konnten, bleiben Sie ruhig in Ihrem Stuhl sitzen. Die Beträge alleine stellen noch keine doppelt bezahlten Rechnungen dar. Es besteht zunächst ein Verdacht. Diesen gilt es mit Hilfe der Nutzwertanalyse zu spezifizieren und eine Priorisierung für die Untersuchung der einzelnen Fälle zu erstellen.

 

Das Vorgehen, oder wie Sie zum Ziel gelangen

Nachdem Sie das Ziel definiert haben, besteht die Analyse im Wesentlichen aus den folgenden drei Schritten:

  1. Festlegung / Auswahl von Kriterien
  2. Gewichtung der Kriterien
  3. Auswertung der Alternativen

Bevor Sie sich über die Gewichtung der Kriterien Gedanken machen, treffen Sie zunächst die Auswahl der Kriterien. Dabei bedienen Sie sich idealerweise unser Kriterien aus dem letzten Blog Post:

 

gleiche Beträge in verschiedenen Belegen und
gleiches Buchungsdatum und
gleiches Belegdatum und
gleiche Belegart und
gleiches Rechnungswesenkonto und
gleicher Lieferant und
gleiche externe Rechnungsnummer

 

Gleiche Beträge in verschiedenen Belegen stellt eine hinreichende Bedingung dar, ohne die es gar keine Doppelzahlung geben kann. Daher betrachten Sie folglich die sechs übrigen Kriterien.

 

Anhand der sechs Kriterien bauen Sie die Nutzwertanalyse schließlich auf und vergeben eine Gewichtung in Prozent. Man kann an dieser Stelle auch Punkte nehmen, sollte dann aber auf die Skala achten. Ich entscheide mich für Prozente, wobei 100% die Übereinstimmung aller Kriterien bedeutet. Kleiner Tipp an dieser Stelle: Verwenden Sie nicht mehr als 5-7 Kriterien, da die Gewichtung andernfalls zu fein granular wird und wichtige Kriterien unter Umständen nicht ausreichend Bedeutung zugesprochen werden kann, oder auch zu großen Einfluss nehmen können. In meinem Fall habe ich folgende Skala aufgestellt, die ich Ihnen erläutern möchte:

 

Kriterium

Gewichtung

gleiches Buchungsdatum

10%

gleiches Belegdatum

15%

gleiche Belegart

15%

gleiches Rechnungswesenkonto

15%

gleicher Lieferant

25%

gleiche externe Rechnungsnummer

20%

 

Die Werte sind nicht willkürlich gewählt, sondern entstehen einer gewissen Vorüberlegung. An dieser Stelle kommen Sie ins Spiel: Vertrauen Sie Ihrem Professional Judgement und stellen Sie ein paar Vorüberlegungen an. Mögliche interessante Fragestellungen, die ich Ihnen gerne mitgeben möchte (keine Vollständigkeit):

  1. Besteht aufgrund der Personalsituation die Möglichkeit der Buchung an verschiedenen Tagen?
  2. Welche Fortbildungen haben die zuständigen Mitarbeiter in den letzten Jahren erhalten?
  3. Welchen Reifegrad hat Ihr Internes Kontrollsystem?

Überlegen Sie sich Szenarien, die denkbar sind und Einfluss auf die Gewichtung nehmen können.

In meinem Fall ist das Kriterium mit der größten Gewichtung der gleiche Lieferant, gefolgt von der externen Rechnungsnummer. Die Kombination aus diesen zwei Kriterien erscheint mir aufgrund der Personalbesetzung in der Abteilung am wahrscheinlichsten.

 

In meinem fiktiven Unternehmen arbeiten 2 Personen in der Kreditoren Buchhaltung. Davon eine Halbtagskraft, die Montag – Mittwoch im Hause ist und eine Vollzeitkraft. Aus dieser Konstellation ist ersichtlich, dass versehentlich eine Rechnung von der Vollzeitkraft am Donnerstag verbucht wird, fälschlicherweise auf dem Schreibtisch der Halbtagskraft landet und am Montag erneut eingebucht wird. Daher ist das gleiche Buchungsdatum (10%) für mich weniger relevant, als das Belegdatum (15%). Aus dieser Konstellation stimmen auch der Lieferant und die externe Rechnungsnummer idealerweise überein. Perfektes Szenario für eine mögliche Doppelzahlung, finden Sie nicht?

 

Der Bewertungsmaßstab gestaltet sich relativ einfach, da Sie lediglich zwischen ausgeprägt (ja) und nicht ausgeprägt (nein) unterscheiden. An dieser Stelle spielen uns die Vorteile von Datenanalysen in die Karten (z.B. haben BELNR1 und BELNR2 die gleiche Belegart (ja), oder nicht (nein)). Es gibt an dieser Stelle kein vielleicht. Die jeweiligen Ausprägungen der Kriterien können Sie im SAP System ganz einfach z.B. über die Transaktion SE16n in Erfahrung bringen und in einer Tabelle eintragen. Folglich erhalten Sie von der Datenanalyse in SAP in aller Regel ein gewisses schwarzweiß- Bild.

Sobald Sie alle Kriterien in ihrem SAP System identifiziert haben, können Sie folgende Tabelle inklusive der Gewichtungen anfertigen:

 

 

 

Fall

 

Gewichtung

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Buchungsdatum gleich

10%

Ja

Ja

Nein

Nein

Nein

Ja

Ja

Nein

Ja

Ja

Belegdatum gleich

15%

Ja

Ja

Nein

Nein

Nein

Nein

Ja

Nein

Ja

Nein

Belegart gleich

15%

Nein

Ja

Ja

Nein

Ja

Ja

Nein

Ja

Nein

Ja

Konto gleich

15%

Nein

Nein

Ja

Nein

Nein

Nein

Nein

Ja

Nein

Ja

Lieferant gleich

25%

Nein

Nein

Ja

Ja

Nein

Nein

Ja

Ja

Nein

Ja

Rechnungsnummer gleich

20%

Ja

Ja

Nein

Ja

Nein

Nein

Nein

Ja

Ja

nein

 

Um abschließend die Wahrscheinlichkeit für eine möglich doppelt bezahlte Rechnung zu errechnen, addieren Sie lediglich alle Gewichtungen der Kriterien mit Ausprägung (Ja) zusammen.

Für den 1. Fall ergibt sich folgende Berechnung der Wahrscheinlichkeit einer möglichen Doppelzahlung:

Buchungsdatum (10%) + Belegdatum (15%) + Rechnungsnummer (20%) = 45%

Die Wahrscheinlichkeiten berechnen Sie für jeden Fall:

Fall

Wahrscheinlichkeit

1

45%

2

60%

3

55%

4

45%

5

15%

6

25%

7

50%

8

75%

9

45%

10

65%

 

Besonders fällt Fall 8 ins Auge, der mit 75% die höchste Wahrscheinlichkeit für eine mögliche Doppelzahlung hat. Gefolgt von Fall 10 (65%) und Fall 2 (60%). Suchen Sie folglich bei Fall 8 als erstes nach einer möglichen Doppelzahlung, danach bei Fall 10 und anschließend bei Fall 2. Hätten Sie diese Reihenfolge vorab auch gewählt?

Ja?

Dann sollten Sie in Erwägung ziehen Lotto zu spielen.

Sollten Sie einen Fall mit einer Wahrscheinlichkeit von 100% auffinden, so bedenken Sie, dass diese Erkenntnis nicht gleichzusetzen ist mit einer tatsächlichen Doppelzahlung, sondern lediglich eine starke Indikation für eine möglich doppelt bezahlte Rechnung darstellt.

In zap Audit haben wir eine deutlich optimierte Doppelzahlungsanalyse bereits integriert, sodass Sie keine Belegarten, oder Buchungsdaten mehr selber nachgucken müssen. Außerdem ist unsere Analyse noch ausgereifter, mit Business Intelligence Methoden versehen und wird fortlaufend verbessert. Lassen Sie zap Audit daher alles automatisieren, dass sich automatisieren lässt und nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit, um das zu auditieren, was wirklich auditiert werden muss. Denn niemand beschäftigt sich gerne mit False Positives, oder?

Sie haben Fragen / Anregungen / weitere Ideen, oder auch schon einmal eine Doppelzahlungsanalyse durchgeführt? Dann lassen Sie es uns unter diesem Artikel wissen, oder schreiben uns direkt an: blog@zapliance.com

In der nächsten Serie erfahren Sie, wie Sie das Interne Kontrollsystem von SAP nutzen können, um von vornherein einen Teil der gewählten Kriterien prüfen zu lassen und Doppelzahlungen einzugrenzen. Zusätzlich stelle ich Ihnen eine Schritt für Schritt Anleitung zu den Einstellungen in SAP bereit.