Das Ende der Digitalisierung - Professional Judgement im Einkauf

von Prof. Dr. Nick Gehrke am 25.10.2016 08:00:00

Daten- und Prozessanalysen können großen Nutzen in der Revision bringen. Aber es besteht häufig folgendes Problem: Wie kann man den zahlreichen und umfangreichen Ergebnissen im Anschluss überhaupt nachgehen? Muss man allen Fällen, die eine Datenanalyse hervorbringt, nachgehen? Denn das sind häufig viel zu viele! Häufig sind Revisoren von dem Umfang der Ergebnismenge von Datenanalysen schlicht erschlagen. Im Folgenden möchte ich vorstellen, wie man vorgehen kann.

 

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 Bevor Sie sich in den Details zu den Indikatoren vertiefen, empfehle ich Ihnen, sich Das Konzept der Indikatoren in Teil 3 unserer Serie anzusehen.

 

Divide et Impera

"Teile und Herrsche" - sagt der Lateiner.

 

Das bedeutet schlicht Folgendes: Ist eine Aufgabe zu schwer, unterteile man die Aufgabe in Untergruppen und kümmere sich um die einfacher zu bearbeitenden Untergruppen, bis man alle Untergruppen bearbeitet hat.

 

Was bedeutet das für die Interpretation einer Datenanalyse für den Revisor?

Ich habe insgesamt über 125 Indikatoren für Prozessschwächen implementiert (über alle Prozesse Einkauf, Verkauf, Anlage- und Umlaufvermögen, sowie prozessübergreifend). Im Bereich Einkauf sind das aktuell 45 Indikatoren. Die Details zu allen Einkaufsindikatoren können Sie hier downloaden.

Download

 

Während der Implementierung kam genau das beschriebene Problem der zu zahlreichen Ergebnisse auf und deshalb musste dafür eine Lösung konstruiert werden. 

Ich erkläre es an einem Beispiel: nehmen wir den folgenden Indikator:

 

Kreditorenstammdaten mit unvollständigen Zahlungsbedingungen

Dieser Indikator ist dem Prüfungsziel Wirtschaftlichkeit zugeordnet.

Es besteht das Risiko von Vermögensschäden, da Skonto nicht genutzt werden kann.

Das Kriterium für diesen Indikator ist:

Der Beleg wird markiert, da bei dem referenzierten Kreditor keine oder unvollständige Zahlungsbedingungen gepflegt sind.

 

 

Man stelle sich nun vor, davon seien 2541 Belege betroffen.

Schnell kommt dem Revisor bei dieser Anzahl der Gedanke, er hätte besser niemals die Datenanalyse gemacht!

 

Wie soll man 2541 Indikationen nachgehen?

Um diesem Problem zu begegnen, habe ich das Konzept des "Profils" erdacht, welches konsequent bei zap Audit umgesetzt wurde. Es ist ganz einfach: Jeder Beleg, der von einem Indikator markiert wurde, wird automatisch in eine bestimmte Gruppe sortiert. Was diese Gruppen jeweils sind, ist bei jedem Indikator anders und hängt mit dem fachlichen Analyseziel des Indikators zusammen.

Sinn und Zweck ist dann, dass man sich im Wesentlichen nur noch die Ergebnisgruppen ansehen muss und nicht mehr alle einzelnen Belege in den Gruppen.

Verfolgen wir das Beispiel mit dem Indikator "Kreditorenstammdaten mit unvollständigen Zahlungsbedingungen" weiter. Dieser Indikator bildet seine Profile nach dem Kriterium "Kreditor", d.h. alle Belege mit demselben Kreditor werden einem Profil, einer Gruppe, zugeordnet. Beispielsweise kommt dabei heraus, dass die 2541 Belege in 5 Profile mit 5 verschiedenen Kreditoren eingeteilt werden.

Es reicht dann aus nachzuverfolgen, warum diese 5 Kreditoren ein Problem mit den Zahlungsbedingungen hatten. Man braucht sich also nicht 2541 Belege ansehen und auch keine Zufallsstichprobe aus den 2541 Belegen ziehen, weil die Profile die Grundgesamtheit der 2541 Belege ehedem schon viel aufschlussreicher aufgliedern.

Man auditiert insofern nicht mehr einzelne Fälle, sondern Fallgruppen, was die Prüfung der SAP Prozesse viel effizienter macht und auch zu einem sehr guten Verständnis der auditierten Einheit führt.

 

In dem angeführten Beispiel muss also der Frage nachgegangen werden:

Warum hat Kreditor x ein Problem mit den Zahlungsbedingungen?

... und damit wäre die Prüfung des Indikators abgeschlossen.

 

 

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Topics: Einkauf, SAP, Audit, Prüfung, Digitalisierung

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