Prof. Dr. Nick Gehrke

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Prof. Dr. Nick Gehrke

Smiling business team standing upright with their hands on their hips

In diesem Blog Post widmen wir uns einmal wieder dem Journal Entry Testing. Ich zeige Ihnen, wie Sie in SAP mit SQL herausfinden, welcher SAP Nutzer wie viel gebucht hat, wie viel Stornos dabei vorkamen und in welcher Zeitspanne gebucht wurde. Damit gewinnen Sie einen guten Eindruck darüber, wie viele Fehler im Rechnungswesen gemacht wurden oder ob z.B. Belege verspätet nachgebucht wurden. Ein guter Einstieg in den Buchungsstoff!

Unsere Journal Entry Testing Blogbeiträge bilden eine Reihe an Artikeln. Zum Überblick über das Thema JET finden Sie hier den entsprechenden Artikel mit allen Verweisen:

 

Alle reden darüber – wir machen’s: Journal Entry Testing in SAP (Übersicht und Belegartenstatistik)

 

In dem vorliegenden Blog Beitrag erstellen wir eine Statistik, die aufzeigt, welcher Nutzer wie viel gebucht hat und bekommen so einen Eindruck, wie viele Personen sich mit dem Rechnungswesen befassen und wie viel automatisch gebucht wurde.

 

Statistik: Anzahl Buchungen pro Erfasser

Schauen wir uns mal an, welche User die beflissensten Buchhalter waren. An dieser Stelle sei noch der vorsichtige Hinweis erlaubt, dass bei dieser Auswertung Aspekte des Betriebsrates beachtet werden sollten, denn die Auswertung könnte als Leistungskontrolle gewertet werden. Hier hat der Betriebsrat ein Wörtchen mitzureden, wie § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG festlegt:

""§ 87 Mitbestimmungsrechte

(1) Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen:
...
6. Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen;
..."
Nichtsdestotrotz finden wir eine solche Auswertung als Standardauswertung im Bereich des Journal Entry Testings (so auch: Journal Entry Testing von Droste und Tritschler aus dem IDW Verlag).

Es geht gleich los mit einem passenden SQL Query. Sie können DIY-mäßig (Do it yourself) mitmachen, indem Sie in SAP die Transaktion "DBACOCKPIT" aufrufen und über die "Diagnose" zum "SQL-Editor" navigieren. Alternativ kann auch das SAP HANA Studio verwendet werden. Die folgenden SQL Queries wurden bereits auf einer SAP HANA Datenbank getestet:

 

SELECT USNAM, USR02.USTYP, COUNT(*) DOCUMENTS, COUNT(CASE WHEN STBLG != '' THEN BELNR ELSE null END) REVERSED, ROUND(CAST(COUNT(*) AS INTEGER)/(SELECT COUNT(*) FROM BKPF WHERE BKPF.MANDT = '800' AND BKPF.BUKRS = '1000' AND GJAHR = 1997) * 100,2) PORTION, MIN(CPUDT), MAX(CPUDT)
FROM BKPF
LEFT JOIN USR02 ON (USR02.MANDT = BKPF.MANDT AND USR02.BNAME = BKPF.USNAM) WHERE BKPF.MANDT = '800' AND BKPF.BUKRS = '1000' AND GJAHR = 1997
GROUP BY USNAM, USTYP
ORDER BY COUNT(*) DESC

 

Ersetzen Sie MANDT=‘800‘ und BUKRS=‘1000‘ mit Ihrem Mandanten und Buchungskreis sowie GJAHR=1997 mit Ihrem zu untersuchenden Geschäftsjahr.

In meinem Testdatensatz kommt dabei folgendes heraus (Ausschnitt):

 

USNAM USTYP DOCUMENTS REVERSED PORTION MIN
(CPUDT)
MAX (CPUDT)
USER_130 B 1.830 0 25.92 19970409 19970413
USER_90 A 1.565 0 22.17 19970122 19971219
USER_127 B 1.085 0 15.37 19980917 19980917
USER_131 A 721 0 10.21 19970417 19971222
USER_128 B 368 14 5.21 19970116 19971006
USER_149 A 322 0 4.56 19981209 19990514
... ... ... ... ... ... ...

 

Die Tabelle zeigt, welcher User (USNAM), wie viel (DOCUMENTS) gebucht hat. Dabei ist auch der Usertyp (USTYP) angegeben. Die Abkürzungen bedeuten:

  • A = Dialognutzer
  • B = Systemnutzer

"REVERSED" gibt die Anzahl der darunter befindlichen stornierten Belege an (also Anzahl der stornierten Belege plus die Stornobelege).

"PORTION" ist der prozentuale Anteil an allen Buchungen.

"MIN(CPUDT)" das Erfassungsdatum des frühesten Belegs und "MAX(CPUDT)" ist das Erfassungsdatum des spätesten Belegs des Nutzers.

Mit dieser einfachen Statistik können Sie nun folgende Fragen beantworten:

  1. Wie viele Buchungen sind automatisch passiert, wie viele manuell? Man kann das feststellen, indem man den Usertyp betrachtet. Systemuser (B) sprechen eher für automatische Buchungen, Dialoguser (A) für manuelle Buchungen. Hieraus lässt sich gewissermaßen der Automatisierungs- oder Digitalisierungsgrad der Buchhaltung ableiten.

  2. Wer hat wie viel gebucht? Das sieht man an der Gesamtanzahl der Belege pro Nutzer (DOCUMENTS) bzw. dem prozentualen Anteil (PORTION). Außerdem stehen die fleißigsten Nutzer oben in der Liste.

  3. Wie viele Fehlbuchungen sind passiert? Dies erkennt man leicht an der Anzahl der stornierten Belege (REVERSED) im Verhältnis zu der Gesamtanzahl der Belege des Nutzers (DOCUMENTS).

  4. Wurde verspätet nochmal in eine vergangene Periode gebucht? Dies sehen Sie in der Spalte MAX(CPUDT). Das Geschäftsjahr ist hier 1997. Man sieht aber, dass einige Nutzer spät in 1998 noch in das Geschäftsjahr 1997 gebucht haben. Hieraus können Sie Indikationen dafür ableiten, wie schnell der Jahresabschluss gefertigt wurde.

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