Einkauf

Funktionstrennung im Einkaufsprozess

3 min. Lesezeit
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Verfasst von

Prof. Dr. Nick Gehrke

Der heutige Blog Post stellt Ihnen die Möglichkeiten zur Aufdeckung von Prozessschwächen im Bereich der Funktionstrennung im Einkauf (auch: Segregation of Duties) vor.

 

Teil 8 der Serie "Digitalisierung der Prüfung von SAP Prozessen im Einkauf"

1. Digitalisierung der Prüfung von SAP Prozessen im Einkauf
2. So wandelt sich die Prozessprüfung durch die Digitalisierung
3. Automatisierte Prüfung der SAP Stammdaten
4. Prüfung von Bestellungen und Wareneingängen
5. Rechnungsprüfung in SAP
6. Doppelt hält besser: Prüfung von Zahlungen im Einkauf
7. Die Suche nach exotischen Prozessen
8. Funktionstrennung im SAP Einkaufsprozess
9. SAP Datenstruktur im Einkaufsprozess
10. Das Ende der Digitalisierung - Professional Judgement im Einkauf

 

Bevor Sie sich in den Details zur Funktionstrennungsanalyse vertiefen, empfehle ich Ihnen, sich Das Konzept der Indikatoren in Teil 3 unserer Serie anzusehen.

 

SAP Funktionstrennung im Einkauf

Funktionstrennung in SAP bedeutet, dass bestimmte Kombinationen von Aufgaben nicht von derselben Person durchgeführt werden sollen, weil es sich um eine kritische Aufgabenkombination handelt. Es gibt am Markt verschiedene Tools zur Auswertung von Funktionstrennungskonflikten in SAP. In der Regel werden dabei die Berechtigungen in SAP ausgewertet, um festzustellen, welcher Nutzer welche Transaktionen durchführen darf. Dies führt zu der Feststellung, ob ein User eine kritische Kombination von Transaktionen durchführen könnte.

Insbesondere interessant ist aber, ob ein Nutzer eine kritische Kombination tatsächlich ausgeführt hat und zwar im Rahmen desselben Prozessablaufs. Denn in einem solchen Fall wurde die Funktionstrennung bezüglich der kritischen Aufgabenkombination tatsächlich in einem zusammenhängenden Geschäftsvorfall verletzt. Eine solche Analyse wird von den meisten Analysetools am Markt nicht geboten, weil dazu zuerst der komplette Prozessablauf ermittelt werden muss. Durch den Financial Process Algorithmus ist diese Voraussetzung erfüllt, sodass eine solche Analyse neuerdings ermöglicht wird.

 

 

TOP SoD Konflikte im Einkaufsprozess

Die Funktionstrennungsanalyse ist ein Indikator im Einkaufsprozess. Insgesamt habe ich 45 Indikatoren für den Einkaufsprozess entworfen und implementiert. Die Details zu allen Einkaufsindikatoren können Sie hier downloaden.

Download

 

Folgende konkrete Funktionstrennungskonflikte in den SAP Einkaufsprozessen können deshalb z.B. aufgedeckt werden:

  • Fiktiven Lieferanten anlegen und Zahlung an den Lieferanten initiieren
  • Fiktiven Lieferanten bearbeiten und Auszahlung dorthin leiten
  • Fiktive Lieferantenrechnung anlegen und Zahlung dafür initiieren
  • Nicht autorisierte Positionen kaufen und Zahlung durch Rechnungsstellung initiieren
  • Nicht autorisierte Positionen kaufen und durch unvollständigen Empfang des Auftrags verbergen
  • Nicht autorisierte Positionen kaufen und Zahlung für sie veranlassen
  • Fiktiven Lieferanten bearbeiten und Kauf beim Lieferanten initiieren
  • Dienstleistungen empfangen und gesperrte Rechnung zur Gegenbuchung des Zugangs freigeben
  • Bestellung bearbeiten und eine zuvor gesperrte Rechnung freigeben

 

 

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