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Christian Busch

Optisches-Archiv-in-SAP

In einem unserer letzten Blog Artikel haben wir drei Indikatoren kurz vorgestellt, aus denen unsere Leser den interessantesten und spannendsten Indikator für künftige Betrachtungen auswählen konnten. Herzlichen Dank an dieser Stelle für die rege Teilnahme und wie versprochen präsentieren wir in dem Blog Artikel zunächst den Platz 2.

Nahezu gleich auf und mit Abstand am häufigsten gewählt wurden die Vorschläge "Abweichende Verrechnungspreise im Konzern" und "Fehlende Belege im optischen Archiv". Mit 1% deutlich abgeschlagen liegt der Vorschlag "Anlage in der Kostenrechnung unberücksichtigt".

Im Folgenden geht es also darum, wie es grundsätzlich möglich ist, fehlende Belege im optischen Archiv zu identifizieren. Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und zeigt das grundsätzliche Vorgehen.

Dieser Indikator folgt dem Ansatz "keine Buchung ohne Beleg" und basiert auf der Prämisse, dass sämtliche Original-Buchungsbelege (Scan, E-Mail, etc.) als Dokument direkt an den gebuchten Geschäftsvorfällen als Anlage angefügt werden. Das notwendige Stichwort für diese Funktionalität in SAP-Systemen lautet GOS – "Generic Object Services".

Ausgangspunkt für unser Beispiel ist eine angelegte Bestellung. Mit der Transaktion "ME23N" – Anzeige einer Bestellung lässt sich diese aufrufen.

 

me23n–anzeige-einer-bestellung

 

Ein Klick auf die Anlagenliste offenbart ein angehängtes Textdokument – hinzugefügt am 06.11.2018.

 

me23n–anlagenliste

 

Wie sieht nun die Tabellensicht dieser Anlage zu der Bestellung aus?

Dazu rufen wir mit der Transaktion "SE16" die SAP-Tabelle "SRGBTBREL" – "Verknüpfungen im GOS Umfeld" auf. In der Maske geben wir die zuvor identifizierte Bestellnummer im Feld "INSTID_A" ein:

 

SRGBTBREL-verknuepfungen-im-gos-umfeld

 

Mit einem Klick auf "Ausführen (F8)" erhalten wir detaillierte Informationen zu der Bestellung:

 

SRGBTBREL-verknuepfungen-im-gos-umfeld-detail

 

Die Spalte "INSTID_A" enthält einen Eintrag mit der gesuchten Bestellnummer '4500022413'. Die Spalte "UTCTIME" enthält das Erstellungsdatum in der Form "YY.YYM.MDD.HHM.MSS". In unserem Fall wurde diese Anlage zur Bestellung also am 06.11.2018 angelegt.

Die Werte in den Spalten RELTYPE und TYPEID_A sehen zunächst noch kryptisch aus. Mit Hilfe der Tabelle MDOBLREL – Modelldaten: Verknüpfungstypen - und der Tabelle TOJTB - Business Object Repository Grunddaten – lässt sich dies auflösen. ATTA steht für "Anlage zu" und BUS2012 steht für Bestellung (Purchase Order), also genau das, was wir suchen.

 

MDOBLREL-tabelle-anzeigen

TOJTB-anzeigen

 

Mit Hilfe der Transaktion "DBACOCKPIT" - "Diagnose" - "SQL-Editor" lässt sich dieses Vorgehen für die exemplarische Bestellnummer "4500022413" durch folgende SQL-Query leicht abbilden:

 

SELECT DISTINCT BSEG.EBELN, MDOBLREL.ROLEB, TOJTB.EDITELEM FROM BSEG
LEFT JOIN SRGBTBREL ON (BSEG.MANDT = SRGBTBREL.CLIENT AND BSEG.EBELN = SRGBTBREL.INSTID_A)
LEFT JOIN TOJTB ON (SRGBTBREL.TYPEID_A = TOJTB.NAME)
LEFT JOIN MDOBLREL ON (SRGBTBREL.RELTYPE = MDOBLREL.RELTYPE)
WHERE EBELN LIKE '4500022413'

 

Ergebnis:

EBELN ROLEB EDITELEM
4500022413 ATTACHMENT PurchaseOrder

 

Alle Bestellungen (BSTYP = 'F') für den Mandanten 800 (MANDT = 800) und den Buchungskreis 1000 (BUKRS = '1000') gibt die u.a. leicht modifizierte Abfrage aus.

 

SELECT DISTINCT EKKO.MANDT, EKKO.BUKRS, EKKO.EBELN, MDOBLREL.ROLEB, TOJTB.EDITELEM FROM EKKO
LEFT JOIN SRGBTBREL ON (EKKO.MANDT = SRGBTBREL.CLIENT AND EKKO.EBELN = SRGBTBREL.INSTID_A)
LEFT JOIN TOJTB ON (SRGBTBREL.TYPEID_A = TOJTB.NAME)
LEFT JOIN MDOBLREL ON (SRGBTBREL.RELTYPE = MDOBLREL.RELTYPE)
WHERE EKKO.BSTYP ='F' AND EKKO.MANDT = 800 AND EKKO.BUKRS = '1000' ORDER BY ROLEB DESC

 

Ergebnis:

MANDT BUKRS EBELN ROLEB EDITELEM
800 1000 4500017732 ATTACHMENT PurchaseOrder
800 1000 4500017733 ATTACHMENT PurchaseOrder
800 1000 4500022413 ATTACHMENT PurchaseOrder
... ... ... ... ...

 

In unserem Testdatensatz zeigt sich, dass es aktuell nur bei 5 von knapp 5.000 Bestellungen einen Anhang gibt. Die Masse der Bestellungen ist also ohne Begleitdokumente erzeugt worden.

Unter der Prämisse, dass sämtliche Urbelege im SAP abzulegen gewesen wären, ergibt sich hier ein deutliches Indiz für Defizite im Prozess, die es nun aufzuklären gilt.

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Topics: Archiv, Einkauf, GOS

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