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Prof. Dr. Nick Gehrke

Die zeitnahe Erfassung von Buchungen wird bei einer Grenze von 40 Tagen (Buchungsmonat + 10 Tage) in bis zu 52% der Buchungen nicht eingehalten. In diesem Quick Guide zeigen wir eine Möglichkeit, wie die zeitnahe Erfassung von Buchungen in SAP analysiert werden kann und Sie das Risiko von fehlerhaften oder betrügerischen Buchungen in (wieder)eröffneten Buchungsperioden mindern können.

 

Teil 2 der Serie: "Die zeitnahe Erfassung von Buchungen in SAP"

1. Was du heute kannst besorgen… zeitnahe Erfassung von Buchungen in SAP
2. Quick Guide: 3 Schritte zur Ermittlung von zeitnahen Erfassungen
3. Analyse der kontinuierlichen zeitnahen Erfassung von Buchungen
4. So bemerken Sie, welche Geschäftsvorfälle länger liegen bleiben


Beispiel umfangreicher Späterfassungen


Woran erkennt man, wann Geschäftsvorfälle nicht zeitnah verbucht wurden?

Jetzt aber genug der Juristerei: Sie wollen schließlich wissen, wie es konkret in Ihrem Unternehmen um die zeitnahe Buchung bestellt ist! Denn schon Goethes Faust wusste ja:

"Habe nun, ach! Philosophie,
Juristerei und Medizin,
Und leider auch Theologie
Durchaus studiert, mit heißem Bemühn.
Da steh ich nun, ich armer Tor!
Und bin so klug als wie zuvor…"

Also werden wir konkret!

In SAP hat jeder Buchungsbeleg verschiedene Datumsfelder:

  • Das Buchungsdatum
  • Das Belegdatum
  • Das Erfassungsdatum

Das machen wir uns nun zu Nutze. Als Maßstab für eine zeitnahe Buchung empfehle ich deshalb den Unterschied in Tagen zwischen Buchungsdatum und Erfassungsdatum zu berechnen. Wenn eine bestimmte Anzahl an Tagen überschritten wird, kann man von einem nicht mehr zeitnah erfassten Beleg sprechen. Ich empfehle mehr als 40 Tage zu nehmen, da dann nicht mehr innerhalb eines (Buchungs)monats verbucht wurde.

Was denken Sie über die 40 Tage? Schreiben Sie uns einen Kommentar.

 

Wie erhält man Daten für eine Analyse der zeitnahen Verbuchung?

Wenn Sie in Ihrem SAP die zeitnahe Verbuchung analysieren wollen, benötigen Sie die dafür notwendigen Datenstrukturen und Daten aus ihrem SAP-System. Mit Hilfe unserer Software zap Audit werden die Daten aus Ihrem SAP System automatisch heruntergeladen. zap Audit können Sie kostenfrei in unserem Webshop downloaden:

 

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Wie führt man eine Analyse der zeitnahen Verbuchung durch?

Im ePaper erfahren Sie, wie Sie zeitnahe Verbuchungen in Ihrem SAP System tatsächlich analysieren und welche SQL Statements für eine solche Analyse notwendig sind. Sie erhalten das ePaper kostenfrei unter folgendem Link:

 

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Schritt 1: Statistik über die zeitnahe Verbuchung erstellen

Als erstes sollten Sie eine Statistik darüber erstellen, wie viele Belege nach wie vielen Tagen gebucht wurden. Mit dem ersten SQL Statement erhalten Sie folgendes Ergebnis:

 

Tage zwischen der Erfassung und der Verbuchung Anzahl
805 25
804 2
774 12
773 13
715 13
685 14
593 2
... ...

 

Schritt 2: Nicht zeitnah gebuchte Belege ermitteln

Ermitteln Sie nun die nicht zeitnah verbuchten Belege (Feld BELNR). Als nicht zeitnah verbuchte Belege gelten im Folgenden die Belege mit einer Verzögerung von mehr als 40 Tagen zwischen Buchungsdatum (Feld BUDAT) und Erfassungsdatum (Feld CPUDT). Weiterhin werden auch der Transaktionscode (Feld TCODE), die Belegart (Feld BLART) und der Nutzer (Feld USNAM) mit angezeigt:

 

MANDT BUKRS GJAHR BELNR TCODE BLART USNAM BUDAT CPUDT DAYS_BETWEEN_PROCESSING_AND_POSTING_DATE
902 1000 2014 2000000586 F110 ZP USER_3 01.01.2014 17.03.2016 805
902 1000 2014 2000000583 F110 ZP USER_4 01.01.2014 17.03.2016 805
902 1000 2014 1600000085 FOSA DA USER_2 01.04.2014 17.03.2016 715
902 1000 2014 0100008378 FB1S AB USER_1 31.12.2014 17.09.2015 260
902 1000 2014 0100007696 FB01 AB USER_3 01.05.2014 19.12.2014 232
902 1000 2014 0100007728 FB01 SA USER_4 30.05.2014 22.12.2014 206
902 1000 2014 1400002741 FBZ1 DZ USER_2 13.08.2014 03.03.2015 202
902 1000 2014 2000000280 F110 ZP USER_1 22.08.2014 03.03.2015 193
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

 

Schritt 3: Nicht zeitnah gebuchte Belege interpretieren

Zur Interpretation der nicht zeitnah erfassten Belege beachten Sie folgendes:

  • Erstellen Sie eine Liste mit Belegarten, die definitiv operativen Charakter haben (z.B. Rechnungen und Zahlungen). Insbesondere Belege mit solchen Belegarten sollten sehr zeitnah verbucht werden. Die Erklärungen zu den Belegarten lassen sich ermitteln durch:

SELECT * FROM T003T WHERE SPRAS='D'


  • Achten Sie auf Belege, bei denen ein Erfassungszeitraum von über einem Jahr vorliegt.

 

In zap Audit haben wir eine Methode zur Analyse von zeitnahen Erfassungen bereits integriert, sodass Sie keine Belegarten, Buchungsdaten oder ähnliches manuell nachgucken müssen. Außerdem ist unsere Analyse ausgereifter, mit Business Intelligence Methoden versehen und wird fortlaufend verbessert. Lassen Sie zap Audit alles automatisieren, dass sich automatisieren lässt und nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit, um das zu prüfen, was wirklich geprüft werden muss.

 

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Was sind Ihre Erfahrungen mit dem Thema zeitnahe Erfassung von Buchungen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen unter diesem Artikel.

 

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