Das Digitale Audit von SAP Prozessen im Verkauf

von Prof. Dr. Nick Gehrke am 31.10.2016 15:00:00

Teil I der Serie "Das Digitale Audit von SAP Prozessen im Verkauf"

Nach meiner ersten Serie zum Thema Prüfung des Einkaufs folgt nun die die zweite Serie. Diesmal geht es um Audits rund um die Verkaufsprozesse in SAP. Auch diesmal führen die Beiträge durch die wichtigsten Bestandteile des Verkaufsprozesses und es wird aufgezeigt, wie anhand von prozessorientierten Datenanalysen mit Hilfe von sogenannten Datenindikatoren eine starke Automatisierung der Prozessprüfung im Verkauf bewerkstelligt werden kann.

1. Das Digitale Audit von SAP Prozessen im Verkauf
2. So prüfen Sie automatisiert Stammdaten im Verkauf
3. Prozessprüfung im Verkauf: Am Anfang stehen Aufträge und Lieferungen
4. Leistung erbracht: Prüfung von debitorischen Rechnungen
5. Hier fließt das Geld: Eingehende Zahlungen prüfen
6. Achtung Ausreißer! So entdecken Sie exotische Prozesse
7. Das sollte Sie nicht interessieren: SAP Datenstruktur im Verkauf
8. So prüfen Sie die tatsächliche Funktionstrennung im Verkauf
9. Schluss mit der Automatisierung: Professional Judgement im Verkauf

 

Am Anfang stehen die Prozesse

Bevor in einem SAP Prozessaudit des Verkaufs mit umfangreichen Datenanalysen begonnen wird, sollte auch in einem digitalen Audit die Kenntnisse der tatsächlichen Verkaufsprozesse Grundlage der Prüfung sein. In meiner Methodik müssen also erst die im SAP System durchgeführten SAP Verkaufsprozesse empirisch im SAP Datenbestand ermittelt werden; erst danach werden auf Grundlage der nun bekannten Verkaufsprozesse Datenanalysen durchgeführt. Die Ermittlung und Rekonstruktion aller Verkaufsabläufe wird durch den von mir entwickelten Financial Process Mining Algorithmus durchgeführt. Sie können hier nachlesen, wie die Rekonstruktion auch der Verkaufsprozesse methodisch funktioniert.

 

Wie unterscheiden sich die SAP Prozesse im Einkauf von denen im Verkauf?

modern-analyst-1316900_640.jpgVergleicht man die Organisation der Daten im SAP System zwischen Einkauf und Verkauf so fällt folgendes auf: Im Verkauf sind die Datenstrukturen so angelegt, dass der Verkaufsprozess (SAP Modul Sales and Distrubution SD) erheblich komplexer ausgestaltet werden kann als der Einkauf. Während es im Einkauf im Wesentlichen außerhalb des Rechnungswesens "nur" Bestellanforderungen und Bestellungen gibt, gibt es im Verkaufsprozess den sogenannten Verkaufsbelegfluß. Dieser Verkaufsbelegfluß kann recht flexibel und individuell definiert werden und enthält im einfachsten Fall den "Dreiklang": Auftrag => Auslieferung => SD Rechnung. Der Vertriebsbelegfluß kann aber auch erheblich erweitert werden z.B. um Anfragen und Angebote, muss dies aber nicht. Der Financial Process Mining Algorithmus berücksichtigt auch den Vertriebsbelegfluss und schreitet diesen vollständig ab, sodass jeder individuelle Verkaufsablauf in den Daten offenbar wird.

 

Basierend auf den Prozessen folgen Datenanalysen

Sind durch den Financial Process Mining Algorithmus alle Prozessabläufe rekonstruiert worden, erfolgen die Datenanalysen in Form diverser Datenindikatoren. Ein Indikator repräsentiert dabei stets eine revisionsrelevante Prüfungsfrage. Dabei kann ein Beleg von einem Indikator betroffen sein oder nicht. Ein Indikator zeichnet somit ein "Schwarz-Weiß-Bild" und unterteilt alle Belege in eine Menge von dem Indikator betroffenen Belegen und in eine Menge von nicht betroffenen Belegen. Beispiele für Indikatoren des Verkaufsprozesses sind:

      • Kunden ohne Kreditlimit
      • Mögliche doppelt bezahlte Gutschriften
      • Buchungen mit gesperrten Debitoren

 

Insgesamt habe ich 40 Indikatoren für den SAP Verkaufsprozess entwickelt und implementiert.

In dieser Serie wird in verschiedenen Beiträgen eine Auswahl der 40 Verkaufsindikatoren erklärt.

 

Topics: Verkauf, SAP, Audit

Blog Kommentar