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Prof. Dr. Nick Gehrke

Teil I der Serie: "Das digitale Audit für prozessübergreifende Prozessschwächen"


Es folgt nach den Serien zum SAP Einkauf, Verkauf und zum Anlagevermögen nun meine vierte Serie. Diesmal steht kein besonderer Prozess im Vordergrund. Denn bei der Entwicklung meiner Datenindikatoren hat sich herausgestellt, dass es eine Menge Prozessfragestellungen gibt, die nicht direkt dem Einkauf oder Verkauf zugeordnet werden können. Diese Arten von Prozessschwächen können also in jeder Art von Prozessen stecken. Diese Art von Datenanalysen bzw. Datenindikatoren stelle ich Ihnen in dieser Serie vor.

 

1. Das digitale Audit für prozessübergreifende Prozessschwächen
2. Im Fokus: So prüft man Stammdaten und Zahlungen automatisiert
3. Die GoBD lassen grüßen: Ein Quickcheck für Ihren Buchungsstoff
4. Offenheit kann sich rächen: Automatische Analyse Ihres SAP Zugriffsschutzes
5. Sind Ihre Prozesse plausibel? So bekommen Sie es automatisiert heraus
6. Wenn die Datenanalysen fertig sind kommt das Professional Judgement...

Processes First!

Bevor in einem SAP Prozessaudit mit umfangreichen Datenanalysen begonnen wird, sollte auch in einem digitalen Audit die Kenntnis der tatsächlichen Prozesse Grundlage der Prüfung sein. In meiner Methodik müssen also erst die im SAP System durchgeführten SAP Prozesse empirisch im SAP Datenbestand ermittelt werden; erst danach werden auf Grundlage der nun bekannten Verkaufsprozesse Datenanalysen durchgeführt. Die Ermittlung und Rekonstruktion aller Prozessabläufe wird durch den von mir entwickelten Financial Process Mining Algorithmus durchgeführt. Sie können hier nachlesen, wie die Rekonstruktion der Geschäftsprozesse methodisch funktioniert.

 

Warum gibt es prozessübergreifende Prozessanalysen?

"Prozessübergreifende Prozessanalysen" - hört sich unspezifisch an! Warum kann man Datenanalysen oder Datenindikatoren nicht eindeutig einem Prozess wie Einkauf oder Verkauf zuordnen? Die Antwort ist, dass es Fragestellungen gibt, die gewissenmaßen "überfachliche" Prozessschwächen ausfindig machen wollen. Beispielsweise ist es eine generelle Frage, ob Sie Ihren Buchungsstoff zeitnah erfasst haben, damit Ihr Rechnungswesen ordnungsgemäß ist. Dabei ist es völlig unerheblich, ob es sich um einen Beleg aus dem Bereich Einkauf, Verkauf oder Anlage- und Vorratsvermögen handelt. Die zeitnahe Erfassung von Belegen ist gewissermaßen eine stets relevante "Sekundärtugend".  Und von solchen Fragenstellungen gibt es viele...

 

Data Analysis Second!

Sind durch den Financial Process Mining Algorithmus alle Prozessabläufe rekonstruiert worden, erfolgen die Datenanalysen in Form diverser Datenindikatoren. Ein Indikator repräsentiert dabei stets eine revisionsrelevante Prüfungsfrage. Dabei kann ein Beleg von einem Indikator betroffen sein oder nicht. Ein Indikator zeichnet somit ein "Schwarz-Weiß-Bild" und unterteilt alle Belege in eine Menge von dem Indikator betroffenen Belegen und in eine Menge von nicht betroffenen Belegen. Beispiele für prozessübergreifende Indikatoren sind:

 

  • Belege mit langem Zeitraum zwischen Erfassungsdatum und Buchungsdatum
  • Buchungen am Wochenende
  • Belege von Nutzern mit hohen Stornoquoten
  • Aktivitäten von Superusern
  • Belege mit Kontierung auf unerwarteter Kontoseite

 

Insgesamt habe ich 20 Indikatoren für prozessübergreifende Fragestellungen in SAP entwickelt und implementiert.

In dieser Serie wird in verschiedenen Beiträgen eine Auswahl der 20 prozessübergreifenden Datenindikatoren erklärt.

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