Wie Sie in drei Schritten CPD Rechnungen in SAP ausfindig machen

von Prof. Dr. Nick Gehrke am 24.03.2017 08:45:00

In diesem Blog Post erfahren Sie, wie man die Nutzung von Conto pro Diverse Konten im SAP Rechnungswesen mit Hilfe einer Datenanalyse untersuchen kann. Sie können so sehr schnell einschätzen, wie intensiv solche Sammelkonten in Ihrem SAP verwendet werden und ob es sich um Rechnungen mit hohen Beträgen handelt. Ich möchte Ihnen drei Schritte für eine CPD Analyse präsentieren.

 

Teil 2 der Serie: "CPD Belege"

1. Conto pro Diverse - Der Schnellcheck fürs Rechnungswesen
2. Wie Sie in drei Schritten CPD Rechnungen in SAP ausfindig machen

3. Ein schonungsloser Blick hinter die Kulissen: Wie Sie CPD Belege in SAP analysieren
4. Haben Sie Conto pro Diverse Intensivnutzer?

 

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Wie erkennt man CPD Rechnungen?

In SAP kann jede Buchungszeile (Tabelle BSEG) einzeln als CPD Buchungszeile gekennzeichnet werden. Nach diesem Kennzeichen kann einfach gefiltert werden, sodass damit alle CPD Vorgänge gefunden werden.

 

Wie erhält man Daten für eine Analyse von CPD Rechnungen?

Wenn Sie in Ihrem SAP CPD Rechnungen analysieren wollen, benötigen Sie die dafür notwendigen Datenstrukturen und Daten aus ihrem SAP-System. zap Audit extrahiert automatisch alle notwendigen Daten aus Ihrem SAP System. Sie können zap Audit kostenfrei downloaden:


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Schritt 1: Überblick über den Umfang der CPD Nutzung verschaffen

Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Umfang der Nutzung von CPD Konten. Folgendes SQL Query ermittelt für alle kreditorischen Positionen (Feld KOART=‘K‘) von Lieferantenkonten (Feld LIFNR), die als CPD Vorgänge gekennzeichnet sind (Feld XCPDD='X') und die im Haben stehen (Feld SHKZG='H') die Anzahl der gebuchten Belege, die Summe der gebuchten Positionen, die kleinste und die größte Position, sowie den Mittelwert aller Positionen. Sie erhalten alle notwendigen SQL Queries in meinem White Paper:

 

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LIFNR   XCPDD   NUMBER_DOCS   SUM(DMBTR)   AVG(DMBTR)   MAX(DMBTR)   MIN(DMBTR)  
1002720 X 220 93.640,31 480,45 9.164,80 7,56
1002822 X 25 21.113,05 838,06 8.165,66 18,00

 

Die obige Tabelle zeigt anhand eines Beispiels die Nutzung von CPD Geschäftsvorfällen. Es gibt zwei CPD Konten (1002720, 1002822) mit insgesamt 245 Belegen (220+25). Es fällt auf, dass die größten Transaktionen über 8.000 € betragen. Solche Beträge dürften für CPD Transaktionen als zu hoch einzuschätzen sein.

Prüfen Sie, ob besonders große Positionen ersichtlich sind und ob diese Betragsgröße mit etwaigen Unternehmensrichtlinien in Einklang steht.

 

Schritt 2: Alle CPD Positionen ermitteln

Ermitteln Sie alle kreditorischen CPD Positionen (Feld BUZEI) in den betroffenen Belegen (Feld BELNR). Erhalten Sie alle notwendigen SQL Queries in meinem White Paper:

 

Download pdf!

 

BUKRS GJAHR BELNR   BUZEI   LIFNR   XCPDD   DMBTR (Betrag)
1000 2012 2500014049 1 1002720 X 9.164,80
1000 2012 2500019151 1 1002521 X 8.165,66
1000 2012 2500018179 1 1002720 X 6.716,88
1000 2012 2500014819 1 1002521 X 4.600,00
1000 2012 2500019011 1 1002720 X 3.867,50
1000 2012 2500021917 1 1002720 X 3.841,32
    ...       ...

 

Das SQL Query sortiert die CPD Positionen nach dem Betrag der Buchungszeile (Feld DMBTR) absteigend.

 

Schritt 3: Analysieren Sie CPD Positionen mit tendenziell großen Beträgen

Gehen Sie mit der Fachabteilung insbesondere CPD Positionen aus Schritt 2 durch, die einen hohen Betrag aufweisen. Stellen Sie fest, ob solche Beträge mit einer internen Unternehmensrichtlinie vereinbar sind.

 

Topics: Einkauf, SAP Audit, CPD, CPD Konten

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